Quanto custa contratar um funcionário em 2025 com o salário mínimo de R$ 1.518

Abrir uma empresa, manter as contas em dia e ainda expandir o time são desafios comuns para pequenos e médios empreendedores. No Brasil, um dos principais obstáculos enfrentados é o custo real de manter um trabalhador com carteira assinada. Embora o salário mínimo seja o ponto de partida, os encargos e benefícios obrigatórios fazem com que o valor final seja muito maior do que se imagina. Por isso, entender todos os custos envolvidos ao contratar um funcionário é essencial para evitar surpresas no orçamento e garantir a sustentabilidade do negócio

Para muitos pequenos empresários, contratar um funcionário com carteira assinada pode parecer simples à primeira vista.

O salário mínimo é conhecido — em 2025, está fixado em R$ 1.518 — mas o custo real para o empregador vai muito além disso.

Quando somamos encargos, benefícios obrigatórios e provisões legais, o valor mensal que sai do caixa da empresa sobe consideravelmente.

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Um levantamento feito com base nesse novo piso mostra que o custo real de um funcionário pode ultraar os R$ 2.300 por mês.

Salário não é o único valor que pesa na hora de contratar um funcionário

O salário fixado por lei é o ponto de partida. A partir dele, o empregador precisa arcar com obrigações como o Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS), o INSS patronal, o vale-transporte e as provisões para férias e décimo terceiro. Esses valores são obrigatórios e precisam ser considerados desde o início da contratação.

No caso do FGTS, a alíquota é de 8% sobre o salário. Isso representa R$ 121,44 mensais. Já o INSS patronal pode variar de 3% a 20%, dependendo do setor e do regime tributário da empresa.

Para este cálculo, foi utilizada a média de 10%, que corresponde a R$ 151,80. Somente com esses dois encargos, o custo adicional já soma R$ 273,24.

Vale-transporte: um benefício com abatimento parcial

Outro custo importante é o vale-transporte. Supondo que o trabalhador use R$ 10 por dia útil e trabalhe 24 dias por mês, o total seria de R$ 240,00.

Porém, o empregador pode descontar até 6% do salário do colaborador. Isso dá R$ 91,08, o que reduz o valor pago pelo empregador para R$ 225,60.

Mesmo com o abatimento, esse benefício pesa no orçamento da empresa, especialmente em setores que trabalham com margens apertadas, como comércio e serviços.

Provisões obrigatórias também entram na conta

Embora não sejam pagas todos os meses, as provisões para férias e décimo terceiro precisam ser consideradas mensalmente no planejamento financeiro da empresa. Isso evita surpresas no fim do ano ou no momento da concessão das férias.

A provisão de férias mensais é de R$ 126,50. Além disso, o empregador deve reservar R$ 42,17 referentes ao adicional de um terço constitucional.

Ainda é necessário calcular o FGTS sobre as férias (R$ 13,49) e o INSS correspondente (R$ 16,86). Já para o décimo terceiro salário, o valor a ser provisionado é o mesmo do salário base, ou seja, R$ 126,50 por mês, mais R$ 10,12 de FGTS e R$ 12,65 de INSS.

Somando todas essas provisões, o empregador precisa guardar R$ 348,29 mensalmente para cada funcionário. Mesmo que esse dinheiro só saia do caixa em datas específicas, ele representa um custo mensal invisível que precisa ser bem planejado.

Soma final: mais de R$ 2.365 por mês

Ao juntar todos esses valores — salário, encargos, benefícios e provisões —, o custo mensal de um único funcionário com salário mínimo chega a R$ 2.365,13. Isso representa um valor 55% maior do que o salário base.

Esse cálculo é fundamental para quem pensa em expandir o negócio ou contratar sua primeira equipe. Ignorar esses encargos pode gerar sérios problemas financeiros, incluindo multas e inadimplência com obrigações trabalhistas.

Planejamento é a chave para não errar

Para pequenos empreendedores, esse número pode parecer assustador, mas não significa que contratar seja inviável. O importante é fazer o planejamento certo, considerando todos os encargos desde o início e evitando surpresas desagradáveis.

Também é fundamental buscar orientação contábil especializada para adaptar a empresa ao regime tributário mais vantajoso e garantir que todos os encargos estejam sendo corretamente provisionados.

No fim das contas, contratar um funcionário não é só pagar um salário.

É assumir um compromisso financeiro muito maior, que precisa ser bem compreendido para garantir a saúde do negócio e a segurança do trabalhador.